Najlepsze praktyki dla firm
W wielu firmach praca zdalna stała się już stałym elementem nowoczesnych modeli pracy. Przeniesienie przetwarzania danych do środowiska prywatnego wiąże się jednak z większym ryzykiem w zakresie ochrony danych. Bez jasnych wytycznych oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewnienie właściwego poziomu ochrony zwykle nie jest możliwe.
Firmy są zatem zobowiązane do konsekwentnego wdrażania wymogów RODO w pracy zdalnej, tworząc odpowiednie warunki i ustalając jasne zasady postępowania dla pracowników.
Krok 1: Miejsce pracy
W pracy zdalnej należy również zapewnić ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem. Pracownicy muszą zatem skonfigurować swoje miejsce pracy w taki sposób, aby poufność i dostępność danych były zasadniczo zapewniane w taki sam sposób jak w biurze.
Najlepsze praktyki:
Krok 2: Wykorzystywany sprzęt
Korzystanie ze służbowych urządzeń w pracy zdalnej jest z reguły najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Można nimi zarządzać centralnie, instalować na nich bieżące aktualizacje zabezpieczeń i dostosowywać je do wewnętrznych wymogów bezpieczeństwa.
Urządzenia prywatne zazwyczaj nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa. Często nie posiadają niezbędnych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie dysków twardych, centralne rozwiązania antywirusowe ani bezpieczne konfiguracje sieciowe, co zwiększa ryzyko utraty danych lub nieautoryzowanego dostępu. Ponadto istnieje ryzyko, że prywatne i służbowe dane zostaną zmieszane, co powoduje dodatkowe problemy z ochroną danych oraz bezpieczeństwem.
Najlepsze praktyki:
Krok 3: Postępowanie z dokumentami papierowymi
Do tej pory nie można całkowicie wyeliminować procesów opartych na papierze. W pracy zdalnej pojawiają się dodatkowe ryzyka, zwłaszcza w przypadku transportu i przechowywania dokumentów.
Najlepsze praktyki:
Krok 4: Wykorzystanie systemów wideokonferencji
Rozwiązania do wideokonferencji stanowią stały element współpracy w pracy zdalnej i należy je wybierać i wdrażać w sposób zgodny z ochroną danych osobowych.
Najlepsze praktyki:
Krok 5: Bezpieczeństwo IT
Praca zdalna wiąże się ze szczególnymi wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa IT. Inaczej niż w biurze pracownicy często łączą się z systemami firmowymi przez prywatne sieci i urządzenia, co rodzi dodatkowe ryzyko.
Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony, środki techniczne i jasne wytyczne organizacyjne powinny być ze sobą spójne. Celem jest kontrolowanie dostępu do danych, zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi i zapewnienie bezpiecznego obchodzenia się z informacjami również poza środowiskiem firmowym.
Najlepsze praktyki:
Krok 6: Korzystanie z usług chmurowych
Usługi chmurowe są niemal nieodłącznym elementem współczesnego życia zawodowego i umożliwiają elastyczną współpracę w pracy zdalnej. Jednocześnie dane osobowe są przekazywane zewnętrznym dostawcom i przetwarzane poza własną infrastrukturą IT.
W rezultacie pojawiają się dodatkowe wymogi z zakresu ochrony danych, zwłaszcza dotyczące kontroli nad przetwarzaniem danych, bezpieczeństwa systemów oraz ewentualnego przekazywania danych do państw trzecich. Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony, konieczne jest więc jasne uregulowanie korzystania z usług chmurowych i świadome zarządzanie związanym z tym ryzykiem.
Najlepsze praktyki:
Krok 7: Korzystanie z komunikatorów
Komunikatory są coraz częściej używane także w kontekście zawodowym, np. do szybkich uzgodnień w zespole. Dane osobowe są przy tym jednak z reguły przetwarzane przez zewnętrznych dostawców. Korzystanie z nich powinno więc zostać jasno uregulowane i ograniczone do rozwiązań zgodnych z przepisami o ochronie danych.
Najlepsze praktyki:
Krok 8: Zasady organizacyjne
Wreszcie, oprócz środków technicznych należy ustalić również jasne zasady organizacyjne. Służą one ujednoliceniu procesów postępowania z danymi, określeniu odpowiedzialności i zapewnieniu, że ustalone środki ochrony są rzeczywiście przestrzegane w codziennej pracy.
Najlepsze praktyki:
Podsumowanie:
Do zapewnienia zgodnej z przepisami o ochronie danych pracy zdalnej służy wiele odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Decydujące jest ich konsekwentne i praktyczne wdrożenie w codziennej pracy. Tylko wtedy, gdy istnieją jasne zasady, a pracownicy ich przestrzegają, można skutecznie ograniczyć ryzyko w zakresie ochrony danych i trwale zapewnić odpowiedni poziom ochrony.
Chętnie wesprzemy Państwa w opracowaniu lub sprawdzeniu regulaminu pracy zdalnej oraz w realizacji odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Weryfikacja pól obowiązkowych –
krok po kroku podczas webinaru
Jeśli chcą Państwo wziąć udział lub zadać własne pytania:
Prosimy o kontakt – szczegóły rejestracji podamy wkrótce.
FAQ
Jakie wymagania dotyczące ochrony danych osobowych mają zastosowanie w pracy zdalnej?
Również w pracy zdalnej firmy muszą przestrzegać wymogów RODO. Należą do nich w szczególności odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz jasne zasady postępowania, które chronią dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem.
Jak powinno być urządzone stanowisko pracy w domu?
Stanowisko pracy należy urządzić tak, aby osoby nieupoważnione nie miały wglądu ani w treści wyświetlane na ekranie, ani w dokumenty papierowe. Zaleca się m.in. politykę czystego biurka, zamykane schowki, filtry prywatyzujące oraz konsekwentne blokowanie urządzeń przy odchodzeniu od stanowiska.
Czy do pracy zdalnej można używać prywatnych urządzeń?
Urządzenia służbowe są z reguły bezpieczniejszym rozwiązaniem, ponieważ można nimi zarządzać centralnie i wyposażyć je w odpowiednie zabezpieczenia. Zgodnie z artykułem urządzenia prywatne powinny być używane tylko wyjątkowo; w takim przypadku zaleca się przede wszystkim zabezpieczony dostęp do zasobów firmy przez połączenie zdalne.
Na co należy zwrócić uwagę podczas wideokonferencji w pracy zdalnej?
Systemy wideokonferencyjne należy wybierać i stosować zgodnie z przepisami o ochronie danych. Wymaga to m.in. umowy powierzenia przetwarzania danych, odpowiedniego szyfrowania, zabezpieczonych spotkań, jasnych zasad nagrywania i udostępniania ekranu, a w razie potrzeby także zaangażowania inspektora ochrony danych i rady zakładowej.
Jakie środki bezpieczeństwa informatycznego są szczególnie ważne w pracy zdalnej?
Zaleca się w szczególności szyfrowane połączenia VPN, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, bieżące aktualizacje zabezpieczeń, ochronę antywirusową i szyfrowanie dysków. Dane nie powinny być w miarę możliwości przechowywane lokalnie na urządzeniach końcowych, lecz w zabezpieczonych systemach firmowych.
Jakie zasady organizacyjne powinny ustalić firmy w zakresie pracy zdalnej?
Firmy powinny mieć pod kontrolą urządzenia używane do pracy oraz pracowników pracujących w trybie home office, prowadzić regularne szkolenia oraz ustanawiać wiążące zasady dotyczące korzystania z poczty elektronicznej, usług chmurowych, komunikatorów oraz poufnych dokumentów.
